12 bí quyết rút ngắn giờ làm việc nhưng vẫn mang lại hiệu quả

No comments

Nếu dành thời gian nhìn lại khối công việc mà bạn và các thành viên trong nhóm xử lý hàng ngày thì nhiều khả năng bạn sẽ phát hiện ra, có những công việc mọi người có thể tiết kiệm thời gian làm việc thông qua hệ thống tự động hóa.

Trong giai đoạn đầu khởi nghiệp, các nhà sáng lập trẻ thường dồn hết thời gian, công sức vào mục tiêu phát triển doanh nghiệp mà không nhận ra bản thân đã làm việc quá nhiều.

Sau đây là 12 bí quyết được các doanh nhân đến từ Tổ chức Young Entrepreneur Council (YEC) dùng để rút ngắn thời gian làm việc của mình, từ 60 giờ xuống còn 30 – 40 giờ:

1. Tránh xa những tác nhân gây xao lãng

Theo Andrew Thomas – Nhà đồng sáng lập Công ty SkyBell Video Doorbell nổi tiếng với thiết bị chuông cửa kết nối tới smartphone thông qua wifi chia sẻ: mỗi ngày chúng ta thường bị quấy rầy bởi những phiền nhiễu xung quanh, do đó giải pháp tốt nhất là ngăn ngừa điều này xảy ra bằng cách hình thành chu trình làm việc và tránh xa mọi cám dỗ có thể khiến bản thân sa đà vào.

Ngoài ra, bạn chỉ nên trả lời email trong một khung thời gian nhất định và không nhận những cuộc điện thoại từ người mà bạn không biết. Đối với Thomas, việc duy trì giới hạn là rất quan trọng.

2. Hạn chế tương tác trực tiếp với khách hàng

Mark Cenicola – Chủ tịch, CEO của BannerView.com, một website chuyên phân tích, quản lý nội dung phần mềm cần thiết cho doanh nghiệp đánh giá, việc tương tác trực tiếp với khách hàng trong giai đoạn đầu kinh doanh là yếu tố quan trọng giúp họ hiểu hơn về sản phẩm/dịch vụ của công ty. Tuy nhiên, dần dà, việc lặp đi lặp lại những tương tác đó có thể tốn nhiều thời gian của bạn.

Nếu công việc chuyên môn của bạn không phải là nhân viên bán hàng, hãy giao trách nhiệm tương tác đó cho người khác.

3. Tự động hóa

Đối với Allie Siarto – Nhà đồng sáng lập Công ty chuyên chụp ảnh cưới Allie Siarto & Co. Photography, cô sử dụng một công cụ đơn giản có tên 17hats để tự động gửi email, câu hỏi và hóa đơn thanh toán đến khách hàng dựa trên những mốc thời gian tự động của họ.

Siarto chia sẻ, cô từng lãng phí nhiều giờ chỉ vì thực hiện việc này một cách thủ công.

4. Ngừng ám ảnh

Nỗi ám ảnh có thể là chất xúc tác quan trọng thúc đẩy bạn đạt tới sự hoàn hảo, nhưng cũng là rào cản khiến bản thân cảm thấy không thoải mái. Do đó, thay vì luôn bị ám ảnh bởi những tiểu tiết trong công việc, hãy giao chúng cho người khác và học cách tin tưởng vào họ.

Theo Blair Thomas – Nhà đồng sáng lập Công ty EMerchantBroker chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, phân tích các tài khoản thương gia cho biết, việc bạn giám sát công việc của mọi người và thưởng cho những người có năng lực xuất sắc cũng là một cách đào tạo tinh tế để họ làm công việc của bạn.

5. Giới hạn khung giờ làm việc

Hãy tự lập ra khung giờ làm việc của mình, ví dụ, chỉ làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu. Luôn tắt máy tính, điện thoại và rời công ty đúng 5 giờ chiều và buộc bản thân thực hiện nghiêm chỉnh điều này.

Nicolas Gremion – Nhà sáng lập kiêm CEO của Free-eBooks.net , một website chuyên cung cấp ebook miễn phí, tiết lộ, về mặt tinh thần, khi biết ngày làm việc của mình bị giới hạn trong một số giờ nhất định sẽ giúp bạn tập trung hoàn thành công việc tốt hơn trong khoảng thời gian đó, và năng suất làm việc của bạn sẽ tăng vọt.

6. Kiểm tra email trong mốc thời gian cố định

Một trong những cách đơn giản để tăng hiệu suất, giảm giờ làm hàng tuần là bạn chỉ nên kiểm tra email trong thời gian ấn định. Hầu hết chúng ta có thói quen kiểm tra hộp mail liên tục, điều này gây ảnh hưởng tới công việc mà bạn đang làm dở lúc đó.

Theo Sean Kelly – CEO của SnackNation, công ty dịch vụ chuyên giao thức ăn snack cho dân văn phòng khẳng định, bằng cách trên, trung bình một tuần bạn có thể tiết kiệm được 10 giờ hoặc hơn thế nữa chỉ đơn giản bằng cách lập ra khung giờ trả lời email cố định và nghiêm túc thực hiện điều đó.

7. Tập trung vào những kỹ năng tốt nhất

Là người điều hành doanh nghiệp, bạn sẽ thường xuyên có cảm giác mình phải cáng đáng hết mọi thứ hay luôn trong trạng thái sẵn sàng cho công việc.

Giải pháp ở đây, theo Sean Ogle – Nhà sáng lập Location 180, LLC, một website chuyên viết về các chủ đề kinh doanh, du lịch,…, bạn hãy thử mạo hiểm giao công việc cho một thành viên trong nhóm, một người mà bạn tin tưởng sẽ đủ sức chiến đấu với những dự án “dài hơi” hoặc luôn tràn đầy nhiệt huyết.

Hãy tập trung vào công việc mà bạn giỏi, những thứ có thể giúp bạn lèo lái công ty hướng về phía trước. Còn những chuyện khác, hãy tạm gác qua một bên.

8. Thuê người làm công việc của mình

Nếu bạn đang làm việc hơn 60 giờ/tuần thì bạn nên nghĩ tới việc thuê ai đó san sẻ bớt công việc.

Piyush Jain – Nhà sáng lập kiêm CEO của Công ty phầm mềm SIMpalm chuyên phát triển website và ứng dụng trên di động chia sẻ, anh từng phải làm việc vào cuối tuần. Đến khi Công ty đạt được những thành công nhất định, Jain đã thuê một nhà quản lý dự án làm thay công việc của anh để bản thân mình có thời gian dành cho những việc khác.

Ngoài việc thuê người, bạn cũng nên hạn chế quan tâm đến những thứ lặt vặt và chỉ tập trung vào những việc cần thiết.

9. Thuê đúng người

CEO là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho mọi công việc trong công ty nhưng điều đó không có nghĩa bạn phải “nhúng tay” vào hết mọi việc.

Tùy từng thời điểm, việc bạn bỏ ra nhiều giờ cũng chẳng giải quyết được công việc mà ngược lại còn không thể làm việc một cách tốt nhất vào lúc thực sự cần.

Theo Elle Kaplan – Nhà đồng sáng lập kiêm CEO LexION Capital, một công ty chuyên ủy thác, quản lý tài sản cho biết, bạn nên giảm giờ làm việc của mình bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ cần thiết đòi hỏi những kỹ năng và chuyên môn của bạn. Và hãy để phần còn lại cho các chuyên gia.

10. Bỏ qua những khách hàng tốn nhiều thời gian của bạn

Nếu bạn có nhiều khách hàng giàu có thì hãy bỏ qua những người tốn nhiều thời gian của bạn và chỉ tập trung vào những ai mà bạn nghĩ có thể thu được lợi nhuận lợi nhuận cao nhất trong tương lai.

Vì đây là công việc kinh doanh của bạn, bạn có quyền điều hành nó theo bất cứ cách nào bạn muốn, ngay cả khi điều đó đồng nghĩa với việc giảm thu nhập và giảm giờ làm của bạn xuống.

Faraz Khan – Nhà sáng lập Go Direct Lead Generation, một công ty chuyên tăng lượng truy cập trực tuyến cho các công ty trong lĩnh vực bảo hiểm và dịch vụ tài chính chia sẻ, nếu bạn có thể giới hạn khách hàng tới những người phù hợp với giờ làm việc của bạn thì thậm chí, bạn có thể thu được lợi nhuận lớn hơn.

11. Trả tiền công xứng đáng cho bản thân

Các nhà khởi nghiệp thường bắt đầu sự nghiệp của mình bằng cách làm việc hơn 60 giờ/tuần để phát triển công ty, nhưng đây không phải là chiến lược dài hạn đúng đắn.

Theo Jason Thanh La – Nhà sáng lập kiêm CEO Merchant Service Group, LLC & K5 Ventures, công ty chuyên cung cấp các giải pháp xử lý thanh toán tiên tiến cho doanh nghiệp cho biết, hầu hết những đại lý bán hàng thành công nhất trong ngành công nghiệp của anh đều biết là mọi thời gian bỏ ra đều xứng đáng với giá trị của nó.

Cũng như nhiều thứ khác, sự cống hiến và hy sinh trong công việc, sau cùng cũng được trả công một cách tương xứng.

12. Tìm thời điểm làm việc đạt năng suất cao nhất

Theo Brian David Crane – Nhà sáng lập Caller Smart, một ứng dụng điện thoại giúp người dùng iPhone xử lý những cuộc gọi hay tin nhắn ẩn danh không mong muốn, một số người đạt năng suất làm việc cao hơn vào buổi sáng trong khi có người lại có hứng thú làm việc vào ban đêm. Vì vậy, hãy xác định khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bạn.

Đối với Crane, anh nhận thấy mình làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng nên đã tận dụng điều này bằng cách loại bỏ tất cả phiền nhiễu lúc sáng sớm để bản thân làm việc hiệu quả.