CEO Danny Meyer của Tập đoàn Union Square Hospitality – người sở hữu 25 nhà hàng nổi tiếng – thường nói với những nhân viên quản lý khi họ mới được đề bạt rằng họ vừa được tặng “món quà của lửa”.

Là sếp, họ có thêm quyền lực mới và có uy hơn, nhưng Meyer muốn biết chắc họ học cách sử dụng đúng – và không đúng – món quà này.

Lửa có thể dùng để sưởi ấm và mang lại sự ấm áp cũng như xua đi bóng tối. Lửa làm tăng chất dinh dưỡng và làm thức ăn đẹp mắt hơn. Khi được dùng để đốt lửa trại, lửa tạo ra không gian để con người tụ họp. Nhưng đôi khi lửa có thể gây bỏng – khi người lãnh đạo phải nói ra sự thật mất lòng.

Không ít quản lý, lãnh đạo mới được thăng cấp – những người quản lý mới, các CEO lần đầu, và kể cả những thủ lĩnh đảng mới nhậm chức – sau khi nhanh chóng nhận lời đảm nhiệm cương vị mới mới bắt đầu tự hỏi mình đã nhận công việc gì.

Trong bài viết trên trang hbr.com, Danny Meyer nêu một vài điểm mà bạn cần cân nhắc trước khi quyết định “nhảy” lên một vị trí mới.

Đong đếm chi phí

Làm sếp đồng nghĩa với việc được tham gia vào sân chơi thú vị hơn. Lương thưởng cũng cao hơn. Công việc phức tạp hơn cũng tăng sự hài lòng trong công việc. Và học cách lãnh đạo người khác cũng là cơ hội mới để phát triển bản thân.

Nhưng những trách nhiệm mới cũng đòi hỏi phải từ bỏ những thú vui quen thuộc. Hãy nghĩ đến tương lai trước khi từ bỏ hiện tại. Chi phí lớn nhất là bạn sẽ mất đi bộ tộc và sự giản đơn.

“Bộ tộc” là gì?

Khi bạn làm sếp thì nhóm đồng nghiệp bằng vai phải lứa – “bộ tộc” của bạn sẽ không còn ngang vai với bạn nữa. Điều này có thể làm tan vỡ tình bạn quý báu bấy lâu. Hơn nữa, có khả năng bạn sẽ không thích những người đồng cấp mới. Hãy quan sát họ thật kỹ trước khi trèo lên ngang hàng với họ.

Tương tự, khi bạn được trao nhiều quyền hơn cũng là lúc bạn ngầm đồng ý rằng kể từ thời điểm đó trở đi, lòng trung thành của bạn sẽ dành cho công ty nhiều hơn cho đồng nghiệp. Điều này sẽ làm mất lòng nhóm bạn cũ của bạn. Bằng lời nói hay thái độ, họ sẽ tỏ rõ sự căm ghét trước sự ra vẻ ta đây của bạn để mong biến bạn lại thành một người “đồng đẳng” với họ như trước. Nhưng bạn đang và sẽ không bao giờ là một người bằng vai phải lứa với họ. Bạn có chấp nhận được điều này không?

Một trường hợp hãn hữu trong việc mất đi bộ tộc của mình là việc phải sa thải một trong những người trước đây là bạn mình. Bạn có thể làm được điều này không? Bạn có dám làm điều đó không? Khi cần, bạn có sẵn lòng mắng nhiếc người đó để đảm bảo duy trì lợi ích của công ty không? Bạn có dám giao cho người đó một công việc khó nhằn nếu đấy là điều cần làm không? Hãy thử mặc “chiếc áo” này xem. Hãy tưởng tượng những thời điểm cốt yếu bạn sẽ phải đối mặt và đòi hỏi bạn phải đặt ra những kỳ vọng và quy ước mới với những người từng ngang hàng với mình. Bạn có sẵn sàng đương đầu với tất cả những yêu cầu đi kèm với quyền uy mới này không?

Sự giản đơn là như thế nào?

Mọi chuyện sẽ không còn đơn giản chỉ là ý kiến của bạn nữa – giờ đây tất cả đều xoay quanh của chúng ta. Bạn sẽ đối mặt với một loạt những cân nhắc đánh đổi mới. Bạn không còn được đóng vai thường dân và đổ lỗi cho “lãnh đạo” được nữa – vì giờ đây bạn đã nằm trong nhóm “lãnh đạo” rồi. Bạn không thể chọn những quan điểm đơn giản như “khách hàng là ưu tiên số 1” vì bạn phải cân đối chi phí, chất lượng, thời gian, và các yếu tố khác.

Khi bạn nhận vị trí quản lý là khi bạn rời bỏ thế giới của những điều giản đơn và bước vào thế giới của những điều phức tạp. Bạn sẽ phải bảo vệ những quan điểm mà chưa chắc bạn đã hoàn toàn đồng ý bởi vì giờ bạn đã là một thành viên trong ban lãnh đạo. Bạn đã sẵn sàng cho điều này chưa?

Tham vấn chính nỗi sợ của mình

Sợ hãi là điều hết sức bình thường. Nếu bạn không biết sợ thì bạn không nên được giao cầm lửa. Bạn có 2 lựa chọn khi đối mặt với những bồn chồn lo lắng – hoặc bạn che đậy hoặc bạn kết nối với chúng.

Giả vờ tự tin hoàn toàn không phải là phương cách có hiệu quả. Nếu bạn lo lắng về thất bại hay bị chỉ trích thì đó là điều bình thường. Sự chân thật – trước hết là với chính bản thân mình và sau đó là với mọi người xung quanh – là cách đưa bạn đến sự thanh thản.

Ví dụ khi bạn được giao dẫn dắt một đội các kỹ sư phần lớn đều giỏi hơn bạn thì điều tệ hại nhất bạn có thể làm là che giấu nỗi sợ bằng việc tỏ vẻ thông thái. Biểu hiện rõ nhất của sự tự tin là thoải mái với sự thật. Hãy thừa nhận nhưng không đào sâu khiếm khuyết của bản thân. Sau đó hãy tập trung vào những điểm mạnh của mình.

Xem lại động cơ của bạn

Nếu bạn đồng ý nhận làm quản lý, hãy nghĩ thật kỹ vì sao bạn lại đồng ý. Động cơ chính của bạn là tham vọng quyền lực hay muốn được đóng góp? Bạn muốn được ra oai hay là muốn làm việc tốt?

Nếu bạn muốn có quyền lực để thoả mãn tham vọng của mình, sự lãnh đạo của bạn sẽ chỉ xoay quanh cái tôi cá nhân của bạn. Bạn sẽ không lấy được lòng tin thực sự của nhóm do bạn quản lý. Bạn khư khư giữ gìn quyền lực thay vì hào phóng sử dụng quyền lực đó. Bạn sẽ ám ảnh với việc mọi người tôn trọng bạn thay vì quan tâm đến làm điều đúng đắn. Và tất cả các yếu tố này sẽ kìm hãm sự bạo dạn và quyết đoán của bạn.

Danny Meyer nói rằng món quà của lửa không phải là “quyền lực đối với ai đó” mà là “quyền lực để làm điều gì đó”. Công ty sẽ sẵn lòng giao quyền lực cho bạn nếu bạn muốn làm một người quản gia đắc lực thay vì làm một vị vua.

Làm người lãnh đạo mang đến niềm vui sâu sắc trong công việc – nhưng chỉ khi sự lãnh đạo đó được nắm bắt một cách trọn vẹn, tự nguyện, và vì những lý do đúng đắn.

Trong giai đoạn đầu khởi nghiệp, các nhà sáng lập trẻ thường dồn hết thời gian, công sức vào mục tiêu phát triển doanh nghiệp mà không nhận ra bản thân đã làm việc quá nhiều.

Sau đây là 12 bí quyết được các doanh nhân đến từ Tổ chức Young Entrepreneur Council (YEC) dùng để rút ngắn thời gian làm việc của mình, từ 60 giờ xuống còn 30 – 40 giờ:

1. Tránh xa những tác nhân gây xao lãng

Theo Andrew Thomas – Nhà đồng sáng lập Công ty SkyBell Video Doorbell nổi tiếng với thiết bị chuông cửa kết nối tới smartphone thông qua wifi chia sẻ: mỗi ngày chúng ta thường bị quấy rầy bởi những phiền nhiễu xung quanh, do đó giải pháp tốt nhất là ngăn ngừa điều này xảy ra bằng cách hình thành chu trình làm việc và tránh xa mọi cám dỗ có thể khiến bản thân sa đà vào.

Ngoài ra, bạn chỉ nên trả lời email trong một khung thời gian nhất định và không nhận những cuộc điện thoại từ người mà bạn không biết. Đối với Thomas, việc duy trì giới hạn là rất quan trọng.

2. Hạn chế tương tác trực tiếp với khách hàng

Mark Cenicola – Chủ tịch, CEO của BannerView.com, một website chuyên phân tích, quản lý nội dung phần mềm cần thiết cho doanh nghiệp đánh giá, việc tương tác trực tiếp với khách hàng trong giai đoạn đầu kinh doanh là yếu tố quan trọng giúp họ hiểu hơn về sản phẩm/dịch vụ của công ty. Tuy nhiên, dần dà, việc lặp đi lặp lại những tương tác đó có thể tốn nhiều thời gian của bạn.

Nếu công việc chuyên môn của bạn không phải là nhân viên bán hàng, hãy giao trách nhiệm tương tác đó cho người khác.

3. Tự động hóa

Nếu dành thời gian nhìn lại khối công việc mà bạn và các thành viên trong nhóm xử lý hàng ngày thì nhiều khả năng bạn sẽ phát hiện ra, có những công việc mọi người có thể tiết kiệm thời gian làm việc thông qua hệ thống tự động hóa.

Đối với Allie Siarto – Nhà đồng sáng lập Công ty chuyên chụp ảnh cưới Allie Siarto & Co. Photography, cô sử dụng một công cụ đơn giản có tên 17hats để tự động gửi email, câu hỏi và hóa đơn thanh toán đến khách hàng dựa trên những mốc thời gian tự động của họ.

Siarto chia sẻ, cô từng lãng phí nhiều giờ chỉ vì thực hiện việc này một cách thủ công.

4. Ngừng ám ảnh

Nỗi ám ảnh có thể là chất xúc tác quan trọng thúc đẩy bạn đạt tới sự hoàn hảo, nhưng cũng là rào cản khiến bản thân cảm thấy không thoải mái. Do đó, thay vì luôn bị ám ảnh bởi những tiểu tiết trong công việc, hãy giao chúng cho người khác và học cách tin tưởng vào họ.

Theo Blair Thomas – Nhà đồng sáng lập Công ty EMerchantBroker chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, phân tích các tài khoản thương gia cho biết, việc bạn giám sát công việc của mọi người và thưởng cho những người có năng lực xuất sắc cũng là một cách đào tạo tinh tế để họ làm công việc của bạn.

5. Giới hạn khung giờ làm việc

Hãy tự lập ra khung giờ làm việc của mình, ví dụ, chỉ làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu. Luôn tắt máy tính, điện thoại và rời công ty đúng 5 giờ chiều và buộc bản thân thực hiện nghiêm chỉnh điều này.

Nicolas Gremion – Nhà sáng lập kiêm CEO của Free-eBooks.net , một website chuyên cung cấp ebook miễn phí, tiết lộ, về mặt tinh thần, khi biết ngày làm việc của mình bị giới hạn trong một số giờ nhất định sẽ giúp bạn tập trung hoàn thành công việc tốt hơn trong khoảng thời gian đó, và năng suất làm việc của bạn sẽ tăng vọt.

6. Kiểm tra email trong mốc thời gian cố định

Một trong những cách đơn giản để tăng hiệu suất, giảm giờ làm hàng tuần là bạn chỉ nên kiểm tra email trong thời gian ấn định. Hầu hết chúng ta có thói quen kiểm tra hộp mail liên tục, điều này gây ảnh hưởng tới công việc mà bạn đang làm dở lúc đó.

Theo Sean Kelly – CEO của SnackNation, công ty dịch vụ chuyên giao thức ăn snack cho dân văn phòng khẳng định, bằng cách trên, trung bình một tuần bạn có thể tiết kiệm được 10 giờ hoặc hơn thế nữa chỉ đơn giản bằng cách lập ra khung giờ trả lời email cố định và nghiêm túc thực hiện điều đó.

7. Tập trung vào những kỹ năng tốt nhất

Là người điều hành doanh nghiệp, bạn sẽ thường xuyên có cảm giác mình phải cáng đáng hết mọi thứ hay luôn trong trạng thái sẵn sàng cho công việc.

Giải pháp ở đây, theo Sean Ogle – Nhà sáng lập Location 180, LLC, một website chuyên viết về các chủ đề kinh doanh, du lịch,…, bạn hãy thử mạo hiểm giao công việc cho một thành viên trong nhóm, một người mà bạn tin tưởng sẽ đủ sức chiến đấu với những dự án “dài hơi” hoặc luôn tràn đầy nhiệt huyết.

Hãy tập trung vào công việc mà bạn giỏi, những thứ có thể giúp bạn lèo lái công ty hướng về phía trước. Còn những chuyện khác, hãy tạm gác qua một bên.

8. Thuê người làm công việc của mình

Nếu bạn đang làm việc hơn 60 giờ/tuần thì bạn nên nghĩ tới việc thuê ai đó san sẻ bớt công việc.

Piyush Jain – Nhà sáng lập kiêm CEO của Công ty phầm mềm SIMpalm chuyên phát triển website và ứng dụng trên di động chia sẻ, anh từng phải làm việc vào cuối tuần. Đến khi Công ty đạt được những thành công nhất định, Jain đã thuê một nhà quản lý dự án làm thay công việc của anh để bản thân mình có thời gian dành cho những việc khác.

Ngoài việc thuê người, bạn cũng nên hạn chế quan tâm đến những thứ lặt vặt và chỉ tập trung vào những việc cần thiết.

9. Thuê đúng người

CEO là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho mọi công việc trong công ty nhưng điều đó không có nghĩa bạn phải “nhúng tay” vào hết mọi việc.

Tùy từng thời điểm, việc bạn bỏ ra nhiều giờ cũng chẳng giải quyết được công việc mà ngược lại còn không thể làm việc một cách tốt nhất vào lúc thực sự cần.

Theo Elle Kaplan – Nhà đồng sáng lập kiêm CEO LexION Capital, một công ty chuyên ủy thác, quản lý tài sản cho biết, bạn nên giảm giờ làm việc của mình bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ cần thiết đòi hỏi những kỹ năng và chuyên môn của bạn. Và hãy để phần còn lại cho các chuyên gia.

10. Bỏ qua những khách hàng tốn nhiều thời gian của bạn

Nếu bạn có nhiều khách hàng giàu có thì hãy bỏ qua những người tốn nhiều thời gian của bạn và chỉ tập trung vào những ai mà bạn nghĩ có thể thu được lợi nhuận lợi nhuận cao nhất trong tương lai.

Vì đây là công việc kinh doanh của bạn, bạn có quyền điều hành nó theo bất cứ cách nào bạn muốn, ngay cả khi điều đó đồng nghĩa với việc giảm thu nhập và giảm giờ làm của bạn xuống.

Faraz Khan – Nhà sáng lập Go Direct Lead Generation, một công ty chuyên tăng lượng truy cập trực tuyến cho các công ty trong lĩnh vực bảo hiểm và dịch vụ tài chính chia sẻ, nếu bạn có thể giới hạn khách hàng tới những người phù hợp với giờ làm việc của bạn thì thậm chí, bạn có thể thu được lợi nhuận lớn hơn.

11. Trả tiền công xứng đáng cho bản thân

Các nhà khởi nghiệp thường bắt đầu sự nghiệp của mình bằng cách làm việc hơn 60 giờ/tuần để phát triển công ty, nhưng đây không phải là chiến lược dài hạn đúng đắn.

Theo Jason Thanh La – Nhà sáng lập kiêm CEO Merchant Service Group, LLC & K5 Ventures, công ty chuyên cung cấp các giải pháp xử lý thanh toán tiên tiến cho doanh nghiệp cho biết, hầu hết những đại lý bán hàng thành công nhất trong ngành công nghiệp của anh đều biết là mọi thời gian bỏ ra đều xứng đáng với giá trị của nó.

Cũng như nhiều thứ khác, sự cống hiến và hy sinh trong công việc, sau cùng cũng được trả công một cách tương xứng.

12. Tìm thời điểm làm việc đạt năng suất cao nhất

Theo Brian David Crane – Nhà sáng lập Caller Smart, một ứng dụng điện thoại giúp người dùng iPhone xử lý những cuộc gọi hay tin nhắn ẩn danh không mong muốn, một số người đạt năng suất làm việc cao hơn vào buổi sáng trong khi có người lại có hứng thú làm việc vào ban đêm. Vì vậy, hãy xác định khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bạn.

Đối với Crane, anh nhận thấy mình làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng nên đã tận dụng điều này bằng cách loại bỏ tất cả phiền nhiễu lúc sáng sớm để bản thân làm việc hiệu quả.